De voordelen van Timemanagement systemen
Timemanagement systemen en technieken voor ondernemers en zzp'ers om productiever te werken en uitstelgedrag te voorkomen
Timemanagement systemen zijn tools die helpen om de tijd efficiënt te gebruiken en productiever te werken. Er zijn veel verschillende soorten timemanagement systemen beschikbaar, van eenvoudige to-do-lijstjes tot geavanceerde softwareprogramma's.
In dit blog bespreken we enkele van de belangrijkste functies van timemanagement systemen en hoe deze je kunnen helpen om je tijd beter te gebruiken.
De functies van een Timemanagement systeem
Een van de belangrijkste functies van een timemanagement systeem is het bijhouden van je agenda en to-do-lijst. Deze functie stelt je in staat om je afspraken, deadlines en taken te plannen en te volgen, zodat je nooit iets belangrijks vergeet. Veel timemanagement systemen bieden ook herinneringsopties, zodat je op tijd herinnerd wordt aan aankomende afspraken en deadlines.
Een andere belangrijke functie van timemanagement systemen is het bijhouden van je tijdsgebruik. Veel systemen bieden de mogelijkheid om bij te houden hoeveel tijd je besteedt aan verschillende taken of projecten. Dit kan je helpen om te zien waar je tijd gaat zitten en hoe je je tijd beter kunt gebruiken.
Een andere belangrijke functie van timemanagement systemen is het bieden van inzicht in je prestaties. Veel systemen bieden rapportage- en analysemogelijkheden, zodat je kunt zien hoe je presteert en waar je nog verbeteringen kunt aanbrengen.
Veel timemanagement systemen bieden ook de mogelijkheid om samen te werken met anderen. Dit kan je helpen om efficiënter te werken en beter te communiceren met collega's en teamleden. Veel systemen hebben ook functies voor het delen van bestanden en het plannen van vergaderingen.
Uitstelgedrag
Uitstelgedrag kan een grote belemmering zijn voor productiviteit. Probeer deze strategieën om uitstelgedrag te verminderen:
Om zelf uitstelgedrag te voorkomen, ik ben uiteindelijk ook maar een mens, werk ik zelf graag met de Pomodoro methode. Hiermee plan je niet echt maar na de eerdere planning pak je hiermee taak voor taak, stuk voor stuk efficiënt aan.
De Pomodoro methode
Met de Pomodoro methode, die je gebruikt als je je planning al klaar hebt, pak je de taken in je planning, stuk voor stuk, efficiënt aan.
De Pomodoro methode is een tijdmanagement methode die is ontwikkeld door Francesco Cirillo in de jaren 80. De methode is gebaseerd op het idee dat werk verdeeld in korte, intensieve sessies van 25 minuten (ook wel "pomodoros" genoemd) productiever is dan langere, continue sessies.
De stappen van de Pomodoro methode zijn als volgt:
- Kies een taak die je wilt voltooien.
- Stel een timer in voor 25 minuten en werk aan de gekozen taak gedurende deze 25 minuten zonder afleiding.
- Wanneer de timer afgaat, neem dan een korte pauze van 5 minuten.
- Na de pauze, herhaal stap 2 en 3 voor nog eens 25 minuten.
- Na vier "pomodoros" (of 100 minuten werktijd) neem dan een langere pauze van 15-30 minuten.
De Pomodoro methode is ontworpen om te helpen bij het verminderen van afleiding en het verhogen van de concentratie. De techniek kan ook helpen bij het beter plannen van de tijd en het beter volgen van deadlines.
Het idee achter de methode is, dat werk verdeeld in korte sessies makkelijker te volhouden is dan langere sessies, en dat regelmatige korte pauzes de concentratie versterken.
Andere voordelen zijn het bijhouden van hoeveel tijd je besteedt aan specifieke taken, het verminderen van uitstelgedrag en het beter plannen van de tijd.
Het is belangrijk om te onthouden dat de Pomodoro Techniek een hulpmiddel is en dat het belangrijk is om de techniek aan te passen aan jouw eigen werksituatie en persoonlijke voorkeuren.
Aanvullende Timemanagement technieken.
Door verschillende timemanagement systemen en technieken toe te passen in je dagelijkse leven, zul je merken dat je meer gedaan krijgt en tegelijkertijd minder last van stress hebt.
Een andere belangrijke functie van timemanagement systemen is het bieden van inzicht in je prestaties. Veel systemen bieden rapportage- en analysemogelijkheden, zodat je kunt zien hoe je presteert en waar je nog verbeteringen kunt aanbrengen.
Naast de eerder genoemde Pomodoro-methode, zijn er nog andere timemanagement technieken die je kunt toepassen om je productiviteit te verhogen:
Door het gebruik van een timemanagement systeem kan je productiever werken en meer tijd hebben voor andere belangrijke zaken.
Wil je weten of een VA jou ook kan helpen bij de groei van jouw bedrijf, de omzet en het vinden van een goede werk- privébalans? Klik hier en vul deze checklist in. Je weet het binnen 2 minuten.
Bespaar tijd en verhoog omzet
Merk jij dat je veel tijd kwijt bent aan zaken die wel bij het ondernemen horen maar die je niet echt leuk vindt, je geen directe omzet opleveren en die je belemmeren bij het ondernemen?
Die taken kan je uitbesteden aan een VA. Een virtuele assistent is een waardevolle aanvulling voor elk bedrijf.
Door hun hulp kun je je richten op de groei van je bedrijf terwijl zij de administratieve taken uitvoeren.
Dit leidt tot tijdwinst, flexibiliteit, kostenbesparing en deskundigheid.
Als je overweegt een virtuele assistent in te huren, overweeg dan zeker de voordelen die zij kunnen bieden aan jouw bedrijf.
Ik ben, als virtuele assistent, er op getraind om snel taken over te nemen en in te springen op zaken die gedaan moeten worden. Als expert op het gebied van timemanagement en productiviteit, hoop ik dat deze blog een waardevolle bron van informatie en inzichten biedt voor ondernemers en zzp'ers die op zoek zijn naar manieren om hun productiviteit en succes te verbeteren.
Wil je van mijn diensten gebruik maken, neem dan contact op. Dan praten we de mogelijkheden door, helemaal op jouw wensen afgestemd natuurlijk.
Mail naar info@annekeypma.nl met je contactgegevens en ik neem zo snel mogelijk contact met je op.
Wil je hier zelf mee aan de slag? Dan is de Masterclass Meer Productiviteit door Mindset en Timemanagement echt wat voor jou!
Ik ben een ervaren professional op het gebied van administratieve en ondersteunende taken. Met mijn enthousiaste instelling en passie voor ondernemerschap help ik ondernemers graag met taken waar ze minder affiniteit mee hebben, minder bedreven in zijn, of die hun focus wegnemen van hun kernactiviteiten.
Dankzij mijn uitgebreide ervaring en expertise in dit vakgebied bied ik waardevolle ondersteuning en neem ik belangrijke taken uit handen. Zo kunnen mijn opdrachtgevers, vaak ondernemers, zich volledig concentreren op het laten groeien van hun bedrijf en het verwezenlijken van hun visie.
Als Virtual Assistant ben ik er om te helpen met het voorbereiden en opvolgen van taken, en het bijhouden van belangrijke e-mails. Hierdoor kun jij met een gerust hart je focus leggen op jouw kernactiviteiten. Geen zorgen meer over administratieve taken die jouw tijd en energie in beslag nemen.
Gun jezelf de vrijheid en gemoedsrust om je te richten op waar jij goed in bent, terwijl ik zorg voor de ondersteunende taken. Neem vandaag nog contact met me op en ontdek hoe ik jou kan helpen om jouw bedrijf efficiënter te laten draaien en jouw doelen te bereiken.
Anneke Ypma
Administratief Expert en Business Support