Zo start je een succesvolle VA-praktijk
complete gids voor beginners
Wil je een VA-praktijk starten en weet je niet goed waar je moet beginnen? Je bent niet de enige. Steeds meer ondernemers ontdekken de waarde van een Virtuele Assistent (VA), maar voor jou als starter voelt het misschien overweldigend: hoe bepaal je je niche, welk tarief is passend, welke tools heb je echt nodig, en waar vind je klanten?
Met mijn ervaring, ruim 40 jaar in het secretaressevak en inmiddels jaren als zelfstandig VA – weet ik precies welke stappen je wél vooruit helpen, en waar de meeste starters in vastlopen. In dit artikel neem ik je mee door de belangrijkste onderdelen van het ondernemerschap als VA. Zo leg je direct een stevige basis voor een bedrijf dat niet alleen draait, maar ook duurzaam groeit. En onthoud, je hebt echt vaardigheden nodig voor dit vak. Het is namelijk een vak. Niet iets wat je erbij doen. Je werkt namelijk in het hart van iemands bedrijf. Je krijgt verantwoordelijkheden. Respecteer dat. Dus als je denkt "ik kan wel een beetje typen, dus word ik VA", stop dan hier met lezen en ga iets anders doen. Als je een pleister kunt plakken wordt je ook geen neurochirurg, toch?
1. Bepaal je niche en diensten
De grootste fout die ik nieuwe VA’s zie maken? Alles voor iedereen willen doen. Daardoor word je een duizend-dingen-doekje, makkelijk in te huren en net zo makkelijk weer losgelaten.
Beter: kies bewust je niche en zet je sterke kanten in. Vraag jezelf: waar krijg ik energie van, en waar blink ik in uit?
Voorbeelden van diensten die vaak gevraagd worden:
Administratieve ondersteuning (mailboxbeheer, agenda’s plannen)
Social media management
Contentcreatie (blogs, nieuwsbrieven)
Boekhouding en facturatie
Projectmanagement
Klantenservice
Tip: schrijf drie taken op die je moeiteloos doet en waar klanten blij van worden. Dat is vaak de kern van jouw niche.
2. Richt je bedrijf juridisch en financieel goed in
Het leuke deel is het werk doen. Het minder leuke, maar onmisbare deel: je bedrijf juridisch en financieel goed opzetten. Denk aan:
Inschrijving bij de KvK
Rechtsvorm kiezen (meestal eenmanszaak voor starters)
Zakelijke rekening openen
Administratie bijhouden en belastingzaken regelen
Zelf dacht ik in het begin: “Dat boekhouden doe ik er wel bij.” Fout. Binnen drie maanden zat ik in de knoop met bonnetjes. Een accountant of boekhoudtool is geen luxe, maar een investering in rust.
3. Bepaal je tarieven zonder twijfel
Veel VA’s onderwaarderen zichzelf. Ze kijken wat anderen vragen en gaan daar net iets onder zitten. Maar jouw tarief moet kloppen met je ervaring, je expertise en de waarde die je levert.
Reken mee: als je €25 per uur vraagt, maar je moet ook nog btw, belasting, verzekering en vakantiedagen meerekenen, wat hou je dan echt over? Vaak veel minder dan je denkt.
Richtlijn: start liever iets hoger en bouw ervaring en waarde verder uit. Je bent geen goedkope oplossing, je bent een professional. Of download deze training Tariefstrategie voor VA's. Je weet dan binnen no time wat jouw tarief is én hoe je dat met vertrouwen kunt noemen bij potentiële opdrachtgevers.
4. Werk met de juiste tools
Je productiviteit en professionaliteit staan of vallen met je tools. Zonder structuur verlies je uren. En uren zijn bij jou direct omzet.
Handige tools om te overwegen:
Projectmanagement: Trello, Asana of ClickUp
Communicatie: Slack, Zoom
Cloudopslag: Google Drive of Dropbox
Facturatie & boekhouding: MoneyBird, Mollie of e-Boekhouden.nl
Investeer alleen in wat je nú nodig hebt. Je hoeft niet meteen alles te hebben.
5. Zorg voor een professionele online aanwezigheid
Jouw klanten zoeken online. Zorg dat ze je daar vinden en vertrouwen opbouwen. Dat begint met:
Een eenvoudige maar duidelijke website of portfolio
Een sterk LinkedIn-profiel met een heldere beschrijving
Activiteit op sociale kanalen waar jouw doelgroep zit
Authenticiteit is hier je grootste troef. Klanten voelen het verschil tussen iemand die “dienstjes aanbiedt” en iemand die met overtuiging staat voor wat ze doet.
6. Vind je ideale klanten met slim netwerken
De eerste klant vinden voelt vaak als de grootste berg. De realiteit: klanten komen via netwerken. Online én offline.
Word actief in ondernemersgroepen
Laat mensen in je omgeving weten wat je doet
Deel je kennis in posts en blogs (dat bouwt vertrouwen)
Mijn eerste klant kwam niet via een dure campagne, maar doordat ik op LinkedIn vertelde wat ik deed. Eén bericht. En meteen een match.
7. Blijf leren en groeien als VA
De markt verandert snel. Wat vandaag hip is, is morgen standaard. Daarom: blijf jezelf ontwikkelen.
Volg trainingen
Lees vakliteratuur
Zoek een coach of sparringpartner
Je hoeft het niet allemaal alleen te doen. Een investering in kennis levert zich vaak binnen weken terug in betere klanten, hogere tarieven en meer werkplezier.
Waarom een coach met praktijkervaring het verschil maakt
De meeste VA’s lopen vast op dezelfde punten: tarieven, klanten vinden en grenzen stellen. Met een coach naast je versnelt je groei. Je hoeft fouten niet zelf uit te vinden, je leert van iemand die het pad al gelopen heeft.
Een goede coach helpt je om:
Je ideale klant helder te krijgen
Je tarief zelfverzekerd neer te zetten
Grenzen te bewaken zonder schuldgevoel
Je bedrijf stap voor stap winstgevend te maken
Hoe ik je kan helpen
Met mijn trainingen speciaal voor VA’s help ik je praktisch, concreet en zonder gedoe. Denk aan:
Je tariefstrategie helder neerzetten
Slimme scripts om klanten te vinden
Focus en grip op je werkdag krijgen
Professioneel en zelfverzekerd communiceren
Of je nu net start of al even bezig bent: ik help je om van losse klusjes naar een stevig VA-bedrijf te groeien.
Ontdek mijn trainingen en tools HIER. Wil je eens sparren, dat kan natuurlijk ook. Door mijn inmiddels meer dan 40 jaar ervaring in dit vak zie ik al snel wat jouw valkuilen zijn. En als ik het weet, hoor jij dat meteen. Zodat je ze kunt aanpakken en in de toekomst gewoon zelf gaat ontdekken. Of voorkomen dat je er in valt.
Conclusie
Een VA-praktijk starten vraagt voorbereiding, maar het is een haalbare en lonende stap. Kies je niche, regel je financiën, zet je tools slim in, en blijf leren. Omring jezelf met de juiste mensen en durf te investeren in je groei.
Begin klein, maar begin wél. Want hoe eerder je start, hoe sneller je kunt doorgroeien naar de rol van professionele Virtuele Assistent.
