Van gewoon VA naar Pro VA

5 stappen voor groei en professionalisering

Veel Virtual Assistants starten vol enthousiasme. Je eerste klant is binnen, je uren raken gevuld en je voelt de vrijheid van het ondernemerschap. Maar na verloop van tijd komt bij veel VA’s hetzelfde gevoel boven: ik werk hard, maar groei ik eigenlijk wel?

De stap van gewoon VA naar Pro VA draait niet om harder werken, maar om slimmer werken. Het verschil zit in houding, structuur en de manier waarop je je waarde neerzet. Een Pro VA wacht niet tot de klant iets vraagt, maar bouwt een systeem waarmee het werk, de samenwerking én de resultaten voorspelbaar en professioneel worden.

In dit artikel neem ik je mee langs 5 kernstappen, met praktijkvoorbeelden, opdrachten en valkuilen die je misschien pijnlijk herkent.

1. Reality-check: heb je écht alles gedaan?

Veel VA’s zeggen: “Ik heb echt alles al geprobeerd, het lukt gewoon niet.” Als ik dan doorvraag, blijken ze twee of drie dingen te hebben gedaan. Alles is zelden alles.

Een Pro VA rekent af met die illusie. Ze weet: groei komt niet uit losse acties, maar uit consequent handelen.

Praktijkvoorbeeld
Marieke dacht dat ze alles had gedaan om klanten te vinden. Eén LinkedIn-post, twee mails – en stoppen. Toen ze wekelijks ging posten, leads opvolgde en gesprekken structureel plande, draaide haar praktijk binnen drie maanden wél.

Mini-opdracht
Maak een lijstje van je acties van de afgelopen maand. Meer dan drie? Vier weken consequent gedaan?

Valkuil
Wachten op motivatie. Een Pro VA vertrouwt niet op inspiratie, maar bouwt ritme in. Actie zorgt altijd voor reactie.

2. Positioneer jezelf op resultaat, niet op taken

Een gewone VA zegt: “Ik regel je mailbox en plan je afspraken.”Een Pro VA zegt: “Binnen 7 dagen staat er een strakke inbox-structuur waardoor jij nooit meer een kans of deadline mist.”*

Waarom dit werktKlanten kopen geen uren, ze kopen resultaat. Hoe sneller jij dat omarmt, hoe minder je discussie hebt over uurtarief.

Mini-opdrachtHerschrijf één zin uit je aanbod: vervang de taak door het resultaat.

Valkuil
Opsommingstaal. “Ik doe dit, dit en dit.” Dat klinkt druk, maar niet waardevol. Eén scherpe belofte werkt beter.

3. Productiseer en schaal je kunde

Een gewone VA laat zich leiden door elk verzoek. Een Pro VA maakt pakketten.

Praktijkvoorbeeld
Sanne begon met losse uurtjes. Nu verkoopt ze 3 pakketten: Starter, Groei en Pro. Binnen een jaar verdubbelde ze haar omzet – zonder extra uren.

Hoe je dat doet

• Maak 2–3 pakketten met scope en levertijd.

• Werk met SOP’s en sjablonen en verbeter elk kwartaal.

• Bouw een leverage-asset zoals een intakeformulier, contentkalender of klantdashboard.

Mini-opdracht
Schrijf je drie meest voorkomende taken op. Hoe bundel je ze in een pakket met heldere belofte en prijs?

Valkuil
Angst om klanten kwijt te raken die iets anders willen. Keuzes trekken juist de juiste klanten aan.

4. Leid het gesprek met je klant

Een gewone VA wacht af. Een Pro VA neemt initiatief.

Hoe ziet dat eruit?

• Je stuurt maandelijks een rapport met cijfers en verbeterpunten.

• Je pitcht elk kwartaal een strategische actie.

• Je bewaakt scope, doorlooptijd en revisies.

Praktijkvoorbeeld
Een klant werkte met een VA die alles aannam → chaos. Met een VA die rapportages leverde en kaders stelde werd de samenwerking soepel en waardevoller.

Mini-opdracht
Plan een kwartaalreview met je klant en bereid 3 concrete voorstellen voor.

Valkuil
Bang zijn om “lastig” te zijn. Klanten willen een partner, geen volgzame assistent.

5. Meet wat telt (en laat de rest los)

Druk zijn zonder cijfers is gokken. Een Pro VA meet:

• Gesprekken per week

• Conversieratio

• Doorlooptijd per deliverable

• Gemiddelde orderwaarde

• Retentie

Mini-opdracht
Kies één getal en houd dit 4 weken bij.

Valkuil
Verdrinken in data. Focus op max. 5 cijfers die écht tellen.

Bonusstap: investeer in jezelf

Een Pro VA weet: coaching, intervisie en trainingen leveren vaak sneller rendement op dan meer uren draaien.

Praktijkvoorbeeld
VA’s die hun communicatie professionaliseren verhogen hun tarief soms met €20 per uur – puur omdat ze hun waarde beter neerzetten.

Conclusie

De stap van gewoon VA naar Pro VA vraagt om lef en consistentie. Je laat losse acties achter je en kiest voor structuur, pakketten, leiderschap en meten.

De echte sleutel? Neem jezelf serieus. Een Pro VA bouwt geen bedrijf dat haar overkomt, maar een bedrijf dat ze bewust vormgeeft.

Twijfel je of je al een Pro VA bent? Ik geef je een reality-check én laat je meteen zien waar jouw groeikans ligt.

 Klik hier om een afspraak te maken.